Das Trennungsgespräch - ein Dreh und Angelpunkt im professionellen Trennungsmanagement

Ein Kernelement eines funktionierenden Trennungsmanagements sind gut vorbereitete und wertschätzend geführte Trennungsgespräche. An diesem Punkt im Trennungsprozess wird alles, was im Vorfeld geplant, entschieden und beschlossen wurde, zum ersten Mal zur Realität für die direkt Beteiligten, also für den Betroffenen, die Führungskraft sowie für die Bleibenden und führt somit auch zu dementsprechenden Reaktionen. Zu welchen Reaktionen es jeweils kommt, wird auch dadurch beeinflusst, in welcher Art und Weise die Trennungsgespräche geführt werden. Sie sind somit ein Gradmesser für die Güte des Trennungsmanagements in einer Organisation. Das Ziel jedes Trennungsgespräches ist die einvernehmliche Auflösung des Dienstverhältnisses.

Die Sprache als Schlüssel zum gelungenen Trennungsgespräch

Der Sprache kommt im Trennungsgespräch eine entscheidende Bedeutung zu. Einerseits geht es darum, dem/der MitarbeiterIn die Botschaft mit der notwendigen Achtsamkeit zu überbringen und andererseits darum, nicht durch unbedachte Äußerungen den Grundstein für spätere arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen zu legen. Die Formulierungen sind also mit größter Sorgfalt zu wählen und vorher einzuüben. Zur Sprache gehört auch die Körpersprache. In einer Studie des Psychologen Albert Mehrabian wurde festgestellt, dass Menschen 55% der Informationen in einem Gespräch über die Körpersprache, 38% über die Stimme und 7% über den Inhalt vermitteln. Das gilt also in dieser Form auch für das Trennungsgespräch.

Die Körpersprache und die Stimme bieten die Möglichkeit, unserem Gegenüber unsere Werte im Gespräch auszudrücken. Auswendig gelernte Formulierungen laufen ins Leere, wenn die Körpersprache dem Gegenüber etwas ganz anderes signalisiert. Werthaltung, Körpersprache, Stimme und Inhalt sollen im Gespräch synchron schwimmen. Durch Pacing[1] gelingt es sehr gut, während des Gesprächs eine gute Verbindung zum Mitarbeiter zu halten. Beim Pacen gleicht die Führungskraft ihre Körpersprache, Stimme und Wortwahl an die des Gegenübers an. Es bedeutet im übertragenen Sinn, im Schritttempo des anderen zu gehen. Dadurch wird die Gefahr einer Eskalation minimiert bzw. verringert, weil es schwierig ist, jemandem mit dem man eine gute Verbindung hat, konfrontativ zu begegnen.

Setting und No go‘s

Als Setting sollte wenn möglich das Sechsaugengespräch gewählt werden, das bedeutet die direkte Führungskraft sowie ein/e MitarbeiterIn aus der HR-Abteilung. Es gibt unterschiedliche Gründe warum es von Vorteil ist, ein Trennungsgespräch unter sechs Augen zu führen. Ein Grund ist, dass in einem Sechsaugengespräch die Rollen im Gespräch besser verteilt werden können. Für die Betroffenen kann es im ersten Moment oft schwierig sein, zwischen der schlechten Nachricht und dem Überbringer zu differenzieren.

So kann die direkte Führungskraft die Trennungsbotschaft übermitteln, während sich der/die MitarbeiterIn der HR-Abteilung den Reaktionen der Betroffenen widmen kann. Ein weiterer Vorteil eines Sechsaugengespräches ist die rechtliche Beweislage. Wenn eine dritte Person mitanwesend ist, kann möglichen arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen gut vorgebeugt werden.

Gerade seit Ausbruch der Pandemie finden verstärkt neue Formen der Kommunikation (MS-Teams, Zoom, etc.) auch in Trennungsgesprächen verwendung. Leider häufen sich diesbezüglich die Negativmeldungen, wenn es um deren Verwendung geht. So zum Beispiel hat ein namhafter E-Scooter-Provider in einem 120 sekündigen Zoomcall ohne Kamera mehrere hundert MitarbeiterInnen darüber informiert, dass sie gekündigt sind.

Selbstverständlich sind neue Medien kein Freibrief dafür sämtliche Regeln für eine wertschätzendes und menschliches Gespräch über Bord zu werfen. Gerade für Online-Trennungsgespräche gilt es besonders Achtsamt vorzugehen, weil zwischenmenschliche Signale viel schwieriger gelesen werden können. Hier braucht es jedenfalls ein zusätzliches Follow up bei der MitarbeiterIn (Betriebsrat oder befreundete MitarbeiterInnen). Nur so kann festgestellt werden wie die Trennung aufgenommen wurde.

Zu weiteren No-Gos gehört es, das Trennungsgespräch gänzlich an andere, wie zum Beispiel das HR-Management, zu delegieren, die Botschaft per Brief von der AssistentIn übergeben zu lassen oder überhaupt eine SMS zu verschicken. Bei der Einstellung des Mitarbeiters oder Mitarbeiterin ist die Führungskraft präsent, und sobald der/die MitarbeiterIn Teil der Organisation ist, steht die Führungskraft als direkter Ansprechpartner zur Verfügung. Deshalb liegt es auch in ihrer Verantwortung, das Trennungsgespräch zu führen.

Mehr zum Thema Faire Trennungsgespräche erfahren Sie in meinem Buch Menschen fair behandeln – Professionelles Trennungsmanagement & New/Outplacement (https://goo.gl/r3qSba) sowie bei unseren Seminaren.

Gutes Gelingen

Michael Hanschitz

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[1] Pacing bedeutet eine vertrauensvolle Beziehung zum/zur GesprächspartnerIn

herzustellen. Pacing wird sehr oft über die Wortwahl und die Körpersprache aufgebaut.